Írj e-maileket és posztokat villámgyorsan – szövegírás AI-val

Lehetne gyorsabb és könnyebb is az írás?

Szabadúszóként és kisvállalkozó szolgáltatóként biztosan ismerős az az érzés, amikor egymásra torlódnak az elintézendő e-mailek, vagy ott ketyeg a válladon a következő közösségi média poszt határideje. Az írás sok időt emészt fel, és gyakran érezzük úgy, hogy ez idő alatt inkább a főtevékenységünkkel kéne haladnunk. Nem véletlen, hogy egy felmérés szerint egy átlagos dolgozó közel heti egy teljes munkanapot, azaz majdnem 9 órát tölt pusztán e-mailek megírásával .

Ez rengeteg idő!

Emellett a posztírás sem megy mindig könnyen: hányszor volt már, hogy csak nézted a kurzort, és nem jutott eszedbe semmi frappáns?

Felmerül a kérdés: Lehetne mindez gyorsabb és könnyebb is? A jó hír az, hogy a technológia fejlődésével ma már van segítség. A mesterséges intelligencia (AI) segítségével az e-mailek és közösségi média posztok írása hihetetlenül felgyorsítható. A következőkben megmutatom, hogyan tudod a saját kommunikációdat is „villámgyors” fokozatra kapcsolni egy kis AI támogatással.

Az AI nem helyetted ír – veled együtt gondolkodik

Elsőre talán kicsit ijesztő vagy idegen gondolat, hogy a mesterséges intelligencia „megírja helyettünk” a szövegeinket. Fontos azonban látni, hogy az AI valójában egy eszköz, ami nem helyetted, hanem veled együtt dolgozik. Mit is jelent ez? Azt, hogy az AI csak akkor tud hasznos szöveget generálni, ha te megadod az irányt és az alapötletet. Neked kell tudnod, mit akarsz kifejezni, mi a célod az adott e-maillel vagy poszttal, és ezt az instrukciót (angolul promptot) kell közölnöd az AI-jal.

Gondolj a mesterséges intelligenciára úgy, mint egy szupergyors asszisztensre vagy szerkesztőre. Nem veszi el a saját hangodat vagy stílusodat, csak segít formába önteni az ötleteidet. Te diktálsz, ő javasol. Ha valami nem tetszik, módosíthatod a kérésedet és újrageneráltathatod a választ. Az eredmény végül egy olyan szöveg lehet, ami a te gondolataidat tartalmazza, csak épp kerekebb mondatokba öntve, profi megfogalmazással. Az AI tehát nem kreativitás helyett, hanem kreativitás kiterjesztőként működik.

Egy másik fontos gondolat: nem kell félned attól, hogy „csalás” az AI-t használni. Tekints rá úgy, mint bármilyen más segédeszközre (helyesírás-ellenőrző, fordítóprogram stb.). Attól, hogy van egy okos társad, még ugyanúgy te irányítod a kommunikációdat – csak épp sokkal gyorsabban érsz célba.

Hogyan segít a mesterséges intelligencia az e-mail írásban?

Biztosan átélted már: halogatod egy fontos e-mail megírását, mert óráknak tűnik összeszedni a gondolataidat és szépen megfogalmazni. Itt jön képbe az AI, ami pillanatok alatt elkészítheti a levél vázlatát, ha megmondod neki, mit szeretnél. Nézzük pár konkrét példát és eszközt:

• ChatGPT – Az OpenAI közkedvelt csevegőrobotja bármilyen témában segíthet megfogalmazni egy e-mailt. Elég leírnod neki, hogy kinek és miről írnál, illetve milyen hangnemet szeretnél megütni (pl. hivatalos, barátságos, lényegre törő stb.), és máris kapsz egy javaslat szöveget. Például megkérheted: „Kérlek, fogalmazz meg egy udvarias válasz e-mailt egy ügyfélnek, aki érdeklődik a szolgáltatásaim iránt. Legyen segítőkész és barátságos a hangvétel.” – A ChatGPT másodpercek alatt előáll egy tervezettel, amit aztán kicsit még testre szabhatsz.
  
• MailMaestro (korábban Flowrite) – A Flowrite, amely korábban önálló AI-alapú e-mailíró eszközként működött, mostantól a MailMaestro platform része. A MailMaestro célja, hogy segítsen gyorsabban és hatékonyabban kezelni az e-mail kommunikációt. Az eszköz integrálható a Gmail és Outlook rendszerekbe, és számos AI-alapú funkciót kínál, mint például:
• E-mailek generálása és válaszok írása több nyelven
• E-mail összefoglalók és menedzsment
• Mágikus sablonok és kulcsszavas gyorsbillentyűk
• A MailMaestro segítségével már néhány szónyi utasításból másodpercek alatt professzionális levél válik. Gondolj csak bele, mennyi időt spórolhatsz, ha mondjuk a „Válasz az érdeklődő ügyfélnek” típusú leveleket automatikusan megíratod egy ilyen eszközzel, és neked már csak finomhangolnod kell!
  
• Notion AI – A népszerű Notion jegyzetelő- és szervezőalkalmazás beépített AI-asszisztense is képes segíteni a megfogalmazásban. Ha Notionben készíted elő a leveleid vagy jegyzeteid, egy gombnyomással kérhetsz javaslatot egy e-mail szövegre vagy bármilyen űrlap kitöltésére. Ez hasznos lehet például állandóan ismétlődő levelek (sablonok) írásánál, vagy ha elakadtál a fogalmazásban és jól jönne egy „kezdeti löket”.

Megjegyzés: ma már a nagyobb levelezőprogramok is kezdenek beépített AI-funkciókat alkalmazni. A Gmail-ben például ott az „Okos válasz” és „Okos írás” funkció, amelyek pár szavas javaslatokat tesznek a folytatásra, a Microsoft pedig a Copilot nevű AI-asszisztenst integrálja az Outlookba. Ezek mind azt a célt szolgálják, hogy levelezés közben ne neked kelljen mindent összerakni, hogy ezzel így időt és energiát takarítsanak meg neked.

Social média posztok szélsebesen

Az online jelenlét és marketing szinte elkerülhetetlen része a szabadúszók és kisvállalkozók életének. Mégis, gyakran pont a közösségi média posztokra nem jut idő vagy energia: kitalálni az ötletet, megírni egy frappáns bejegyzést, hozzá megfelelő hashtageket tenni, mindez sok idő. A mesterséges intelligencia ebben is nagy segítség lehet. Néhány példa arra, hogyan turbózhatod fel a posztírást:

• ChatGPT – Ugyanúgy, ahogy az e-maileknél, a ChatGPT-nél egy jó prompt csodákat tehet. Megkérheted, hogy adjon ötletet közösségi média tartalmakra, vagy írjon meg egy konkrét posztot. Például: „Adj öt ötletet egy grafikust bemutató Instagram-poszthoz, ami a kreatív folyamatát mutatja be.” Vagy: „Írj egy rövid Facebook-posztot, amiben tudatom az ügyfeleimmel, hogy új blogbejegyzés került fel a honlapomra, és bátorítson a hozzászólásra.” A chatbot pillanatok alatt előáll ötletekkel és szövegekkel, amiket át tudsz szabni a saját hangodra.
  
• Jasper – A Jasper egy profi AI szövegíró platform, amit marketingesek előszeretettel használnak. Előnye, hogy rengeteg sablonnal rendelkezik: külön mód van pl. Instagram feliratokhoz, LinkedIn posztokhoz, blogbejegyzésekhez stb. Ráadásul több nyelven is tud (magyarul is), így nyugodtan írhatsz vele posztokat a saját nyelveden. A Jasper képes teljes bejegyzéseket is generálni a megadott témában, sőt átveheti a te stílusodat is, ha például betanítod pár korábbi írásod alapján. Mindez persze némi költséggel jár, de ha komolyan veszed a tartalomgyártást, lehet, hogy megéri a befektetés. (Nem véletlen, hogy a Jasper világszerte az egyik legnépszerűbb AI szövegíró eszköz a marketing területén.)
  
• Canva Magic Write – Ha használod a Canva-t a közösségi média grafikáid elkészítéséhez, imádni fogod a beépített AI szövegíróját. A Magic Write lehetővé teszi, hogy a Canva felületén belül adj meg egy kívánságot (pl. „Egy frappáns kísérőszöveget a lenti képhez, ami egy új terméket reklámoz”), és máris kapsz egy javaslatot a szövegre. Így nem kell külön átváltanod más alkalmazásra, egy helyen készül a vizuális és szöveges tartalom.
  
  További ötletek: Léteznek már olyan speciális eszközök is, amelyek komplex segítséget nyújtanak a közösségi média menedzsmentben. Például a Buffer és a Hootsuite is beépített AI-asszisztenseket kapott (Bufferben „AI Assistant”), amik automatikusan javasolnak poszt szövegeket, hashtag-eket, sőt a vizuális tartalom készítésében is segítenek. Egyes modern AI eszközök lényegében mindent elintéznek a posztkészítéskor a szöveg megírásától kezdve a hashtag-ajánláson át a képgenerálásig.
  
  Természetesen neked csak azokat a javaslatokat kell elfogadnod, amelyek tetszenek, de látszik, hogy az AI óriási lendületet adhat a tartalomkészítésben.

Hogyan kezdj hozzá?

Most, hogy látod, mennyi féle módon kaphatsz támogatást az írásban, felmerülhet a kérdés: hogyan induljak el?

Nem kell semmilyen mély technikai tudás vagy programozás. Az alábbi egyszerű lépésekkkel bárki kipróbálhatja az AI által támogatott szövegírást:

1. Válassz egy eszközt: Kezdésnek javasolt egy könnyen hozzáférhető, ingyenes lehetőség, például a ChatGPT. Lépj fel a chat.openai.com oldalra, és hozz létre egy fiókot (vagy jelentkezz be Google fiókoddal). Már kezdheted is a beszélgetést az AI-val.
   
2. Kezdj egy egyszerű feladattal: Gondolj egy régóta halogatott e-mailre vagy posztra, amit meg kéne írnod. Lehet ez akár egy ügyfélnek címzett rövid e-mail vagy egy Facebook-bejegyzés a legújabb projektedről.
   
3. Fogalmazd meg a kérésedet (promptot): Írj be a választott eszközbe egy rövid leírást arról, mit szeretnél. Légy konkrét, de nem kell regényt írni. Emeld ki a fontos részleteket és a hangnemet. Például egy fizetési emlékeztető e-mailhez prompt lehet:
   „Írj egy barátságos hangvételű emlékeztető e-mailt egy ügyfélnek, akinek egy hete lejárt egy számlája. Köszönd meg az eddigi együttműködését, említsd meg a számla összegét és a számlaszámot, és kérd meg udvariasan, hogy rendezze, ha módja van rá.”
   
4. Nézd át és finomítsd a kapott szöveget: Az AI ki fog dolgozni egy választ. Olvasd át figyelmesen. Szinte biztos, hogy a lényeg benne lesz, de lehet, hogy apró javításokat szeretnél eszközölni rajta a saját hangnemed vagy pontos információk miatt. Nyugodtan alakíts rajta – az AI nem sértődik meg. Akár meg is kérheted egy újabb körben, hogy valamely részletet írjon át (pl. „Legyen rövidebb a bevezetés” vagy „Tedd még udvariasabbá a hangnemet”).
   
5. Használd élesben és tanulj: Ha elkészült a végső szöveg, már csak be kell illesztened az e-mailbe és elküldeni, vagy posztolni a közösségi médiára. Figyeld meg, mennyi időt spóroltál! Gondold át, mit tanultál a folyamatból: milyen prompttal értél el jó eredményt, min kell esetleg legközelebb módosítani. Lépésről lépésre egyre magabiztosabban használod majd az AI-t az íráshoz.
   
   Fontos: ne akarj mindjárt egy hosszú, fontos szerződéses e-maillel kezdeni. Elsőre jó gyakorlat olyan szövegeken gyakorolni, amiknél kisebb a tét és nyugodtan kísérletezhetsz. Ahogy nő a bizalmad az eszköz felé, úgy vonhatod be egyre több feladatba.
   

Mit nyersz a mesterséges intelligencia használatával?

Felmerülhet a kérdés: megéri a belefektetett energiát megtanulni ezeket az új eszközöket? Mit kapsz cserébe az AI bevonásával? Néhány nyilvánvaló előny:

1. Időmegtakarítás: Ahogy a bevezetőben is olvashattad, hihetetlen sok idő megy el az írással. Ha ennek akár a felét megspórolod, már nyert ügyed van. Az apróbb e-mailek megírása ezután nem órákat, csak perceket vesz igénybe. Ezt az így felszabaduló időt fordíthatod a főtevékenységedre, ügyfeleidre vagy akár pihenésre.
2. Hatékonyság és termelékenység: Gyorsabban végzel a napi kommunikációs feladatokkal, így többet tudsz vállalni vagy magasabb színvonalon kiszolgálni meglévő ügyfeleidet. Nem mellesleg, ha rendszeresen használod az AI-t, akaratlanul is csiszolódik a saját írásbeli kifejezésmódod is, hiszen látod a jó példákat.
   
3. Kiegyensúlyozott online jelenlét: Végre nem az időhiány szab határt annak, hogy kommunikálj a közönségeddel. Gyakoribb posztok, hírlevelek, bejelentések – mindez hozzájárul, hogy láthatóbb legyél a piacon. Így növelheted a márkaismertségedet és erősítheted a kapcsolatot az ügyfelekkel.
   
4. Kevesebb stressz, nagyobb önbizalom: Nem kell attól tartanod, hogy „jaj, miről írjak, hogy ütős legyen”. Az AI mindig ott van mankónak, így csökken az írással járó szorongás. Mivel gyors sikerélményt kapsz (hamar elkészül egy jó szöveg), az önbizalmad is nő: egyre inkább érzed majd, hogy ura vagy a kommunikációdnak.
   
5. Profibb megfogalmazás: Az AI modellek hatalmas szövegkorpuszokon tanultak, így gyakran nagyon szabatos, tiszta megfogalmazásokat adnak. Segíthetnek, hogy a leveleid és posztjaid még érthetőbbek és célravezetőbbek legyenek. Persze a végső simítás mindig a te feladatod, de egy jó alap nagy könnyebbség.
   

Gondolj csak bele: ha az AI segítségével heti néhány órát megspórolsz, azt az időt bármire fordíthatod. Többet foglalkozhatsz a szakmai részével annak, amit csinálsz, vagy többet pihenhetsz – esetleg végre beiktathatod azt a marketing fejlesztést, amire eddig nem volt kapacitásod.

Bátran vágj bele, kicsiben kezdd el!

Az AI segítségével történő írás nem sci-fi, hanem a jelen lehetősége. Egyre több szabadúszó és vállalkozó fedezi fel, hogy érezhetően megkönnyíti a mindennapjait. Miért maradnál ki belőle? Bátran próbáld ki valamelyik eszközt, amiről a cikkben olvastál. Nem kell egyszerre mindenbe belevágni: kezdd egy kicsi, apró lépéssel. Nyiss meg egy új chatet a ChatGPT-ben, és írd be az első egyszerű promptodat – csak érzésre, mintha egy kollégádnak fogalmaznád meg a kérésed. Ha elkészül a válasz, garantáltan rá fogsz csodálkozni, milyen gyorsan lett egy nyers ötletből kész szöveg.

A lényeg, hogy merj kísérletezni és tanulni. Ha valami nem tetszik, módosíts a prompton és próbáld újra. Lépésről lépésre észre fogod venni, hogy egyre rutinosabban használod az AI-t és egyre villámgyorsabban készülnek el a szövegeid. Előbb-utóbb azon kapod magad, hogy már elképzelni sem tudod, milyen volt nélküle e-maileket írni.

Iratkozz fel a hírlevélre további AI-szövegírás tippekért!

Ha tetszett ez a cikk, és szeretnél még több hasznos tippet és újdonságot kapni a mesterséges intelligencia és szövegírás világából, iratkozz fel a hírlevelünkre!

Rendszeresen megosztok praktikákat, ötleteket és eszköz-ajánlókat, hogy mindig naprakész lehess abban, hogyan turbózhatod fel a kommunikációdat AI-val. Ne maradj le, csatlakozz az AI-tudatos szabadúszók közösségéhez már ma!